Empresa com participação estrangeira nos Países Baixos – risco de fornecimento

Risco de sanções e conformidade. Se o acionista ou beneficiário efetivo estrangeiro estiver sujeito a sanções da UE, do OFAC ou do Reino Unido. O cumprimento do contrato de fornecimento pode tornar-se ilegal para a sua empresa, independentemente de a entidade neerlandesa não estar diretamente designada. A verificação desta dimensão não está disponível nos registos neerlandeses e requer consulta de listas de sanções e fontes abertas.

Registo Comercial – Kamer van Koophandel (KVK)

O KVK é o registo de empresas dos Países Baixos, administrado pela Kamer van Koophandel. Toda a pessoa coletiva que exerça atividade económica nos Países Baixos tem obrigação legal de inscrição. O registo é público no sentido de que qualquer pessoa pode solicitar um extrato, mas o acesso online completo é pago.

O que consta no extrato standard do KVK:

• Denominação social, número de registo (KVK-nummer) e número de identificação fiscal (RSIN);
• Forma jurídica (BV, NV, VOF, stichting, etc.);
• Data de constituição e, se aplicável, data de dissolução;
• Sede social e endereço de correspondência;
• Nomes e poderes de representação dos gerentes e diretores (bestuurders) atuais – com indicação de poderes individuais ou conjuntos;
• Participações em outras empresas registadas nos Países Baixos (filiais e sucursais);
• Número de trabalhadores (em intervalos, não valor exato).

O que o extrato standard NÃO mostra:

• Identidade dos acionistas ou sócios (para BV e NV privadas, isso não é público no KVK);
• Beneficiários efetivos (UBO) – informação que foi transferida para o UBO-register, atualmente com acesso restrito por terceiros;
• Contas anuais detalhadas (para microempresas e pequenas BV, o depósito é muito resumido);
• Contratos, garantias ou penhor de quotas constituídos sobre a entidade;
• Informação sobre o grupo internacional ao qual a empresa pertence.

Acesso e custo: Os extratos são obtidos diretamente no portal do KVK, com pagamento por cartão. O custo por extrato digital (PDF) varia consoante o tipo de documento, mas os extratos standard de pessoa coletiva são pagos. Não existe um serviço de consulta pública gratuita equivalente ao que existe em alguns outros países da UE. Empresas que necessitam de acesso frequente podem subscrever APIs do KVK com tarifação por utilização.

Confiabilidade: O KVK é um registo de nível A – fonte primária, gerida por entidade pública, com presunção de veracidade para os dados que publica. No entanto, a atualização depende da notificação pelos próprios obrigados. Alterações de gestão devem ser comunicadas ao KVK num prazo de oito dias, mas atrasos ocorrem na prática. Para efeitos de due diligence comercial, o extrato deve ser obtido no momento próximo da assinatura do contrato – não basta um extrato obtido meses antes.

Registo de Insolvências – Centraal Insolventieregister (CIR)

O CIR, disponível em insolventies.rechtspraak.nl, é mantido pelo Conselho para a Administração da Justiça dos Países Baixos (Raad voor de rechtspraak) e regista todas as insolvências declaradas por tribunal neerlandês. O acesso é gratuito e aberto ao público, sem necessidade de autenticação.

O que consta no CIR:

• Processos de faillissement (falência), surseance van betaling (moratória de pagamentos) e schuldsaneringsregeling natuurlijke personen (WSNP – saneamento de dívidas para pessoas singulares);
• Nome do devedor, número de processo, tribunal competente e data de abertura;
• Nome do administrador de insolvência (curator ou bewindvoerder) e respetivos contactos;
• Estado atual do processo (aberto, encerrado, homologado).

Limitações importantes:

• O CIR regista apenas processos judiciais iniciados nos Países Baixos. Uma holding estrangeira que controla a empresa neerlandesa pode estar em insolvência noutro país sem que isso apareça no CIR;
• Os registos WSNP (pessoas singulares) são anonimizados após cinco anos do encerramento do processo – informação relevante para a verificação histórica de sócios ou gerentes pessoas singulares;
• O CIR não inclui execuções individuais, penhoras ou procedimentos extrajudiciais de reestruturação;
• Reestruturações ao abrigo da Lei WHOA (equivalente neerlandesa ao Chapter 11), quando extrajudiciais, não são necessariamente publicadas no CIR até que o acordo seja homologado pelo tribunal.

Webservice: Para utilizadores que necessitam de monitorização sistemática, o CIR disponibiliza um webservice gratuito mediante subscrição, que permite consultas automatizadas sobre o estado de insolvência de uma lista de entidades. Esta funcionalidade é particularmente útil para fornecedores que mantêm uma carteira de clientes neerlandeses e pretendem ser alertados de forma imediata sobre a abertura de processos.

Registo Predial – Kadaster

O Kadaster é o registo predial e cadastral dos Países Baixos, responsável pelo registo de propriedade imobiliária, hipotecas e outros direitos reais. Para uma relação de fornecimento, a relevância do Kadaster é indireta mas real: permite avaliar se a empresa dispõe de ativos imobiliários que possam servir de garantia. E se esses ativos estão já onerados por hipotecas.

Documentos disponíveis e custos:

• Eigendomsinformatie (informação de propriedade): €3,70 por imóvel, disponível em PDF via webwinkel do Kadaster, com pagamento por cartão. Identifica o titular registado e o título de aquisição;
• Hypotheekinformatie (informação hipotecária): €3,70 por imóvel, documento separado. Indica a existência e montante de hipotecas constituídas sobre o imóvel;
• Certidão certificada (gewaarmerkt uittreksel): €22,25, requer autenticação via DigiD (sistema de identidade digital neerlandês, não acessível a estrangeiros sem BSN) e entrega por correio. Para um cliente estrangeiro, este documento só é obtenível através de representante local com acesso DigiD.

O que não está no Kadaster: O registo predial cobre exclusivamente imóveis situados nos Países Baixos. Ativos imobiliários do grupo fora do país, ativos mobiliários, stocks, propriedade intelectual e participações em outras empresas não constam. Além disso, a identificação de todos os imóveis de uma empresa requer uma pesquisa por nome ou número de registo. Que pode não ser exaustiva se a empresa tiver imóveis registados em nomes de entidades do grupo.

UBO-register – estado atual do acesso

Os Países Baixos implementaram o UBO-register (registo de beneficiários efetivos) no âmbito da transposição da 5.ª Diretiva Anti-Branqueamento. Este registo contém a identidade dos titulares efetivos com participação superior a 25% ou com controlo efetivo sobre a entidade.

Em novembro de 2022, o Tribunal de Justiça da União Europeia decidiu, nos processos apensos C-37/20 e C-601/20. Que o acesso público irrestrito ao registo de beneficiários efetivos é incompatível com os direitos fundamentais à privacidade e proteção de dados garantidos pela Carta dos Direitos Fundamentais da UE. Na sequência desta decisão, os Países Baixos suspenderam o acesso de terceiros ao UBO-register para o público geral.

Acesso atual: O acesso ao UBO-register está limitado a entidades obrigadas (instituições financeiras, advogados, notários e outras entidades sujeitas à legislação anti-branqueamento) no âmbito das suas obrigações de customer due diligence, e a autoridades competentes. O público geral, incluindo empresas que pretendam verificar a estrutura acionista do seu fornecedor, não tem acesso direto. A situação legislativa continua a evoluir, com discussões em curso a nível europeu sobre a compatibilidade dos regimes nacionais com a jurisprudência do TJUE.

Implicação prática: Para identificar o beneficiário efetivo estrangeiro de uma empresa neerlandesa, um fornecedor português depende de fontes alternativas: declarações contratuais da contraparte. Informação disponível em registos de outros países onde o acionista esteja constituído, bases de dados comerciais de inteligência empresarial, e análise de fontes abertas. Nenhuma destas alternativas tem o caráter vinculativo do registo oficial.

Contas anuais – depósito no KVK

As empresas neerlandesas são obrigadas a depositar as suas contas anuais no KVK, onde ficam acessíveis ao público. No entanto, a extensão e detalhe da informação financeira disponível variam significativamente consoante a dimensão da empresa:

Microempresas e pequenas BV: Apenas têm de depositar um balanço resumido (verkorte balans), sem demonstração de resultados nem notas explicativas. Para uma pequena empresa neerlandesa com acionistas estrangeiros, as contas públicas podem revelar muito pouco sobre a sua situação financeira real.

Médias empresas: Depositam balanço e demonstração de resultados, com notas. A informação é mais útil, mas continua a não incluir detalhe sobre transações intragrupo com o acionista estrangeiro.

Grandes empresas e grupos: Obrigadas a contas consolidadas com maior detalhe. Se a empresa neerlandesa for uma subsidiária de um grupo estrangeiro, as contas consolidadas do grupo podem não estar disponíveis no KVK – apenas as contas individuais da entidade neerlandesa.

O prazo legal de depósito é de doze meses após o final do exercício fiscal. Na prática, as contas disponíveis no KVK tendem a ter entre um e dois anos de desfasamento. Para uma avaliação do risco de fornecimento em tempo real, o recurso a bases de dados comerciais que compilam e atualizam informação financeira é frequentemente necessário.

Fontes complementares para avaliação de risco de fornecimento

Os três registos públicos descritos acima – KVK, CIR e Kadaster – cobrem a camada legal básica. Para uma avaliação de risco de fornecimento adequada relativamente a uma contraparte com participação estrangeira, é habitual complementar com:

• Registo comercial do país de origem do acionista estrangeiro – para verificar a solidez e situação legal da casa-mãe. A qualidade e acessibilidade deste registo variam muito consoante a jurisdição (de registos totalmente públicos e gratuitos na Dinamarca ou Reino Unido, a registos opacos ou de acesso restrito noutras geografias);
• Listas de sanções – UE (Regulamento 269/2014 e atos conexos), OFAC (SDN List), HM Treasury (UK), SECO (Suíça) – pesquisa por nome do acionista/beneficiário efetivo e entidades relacionadas;
• Bases de dados de inteligência empresarial – compilam informação de múltiplas fontes (KVK, contas, imprensa, litígios) e permitem visualizar estruturas de grupo com participações cruzadas internacionais;
• Pesquisa de litígios – o sistema judicial neerlandês não dispõe de uma base de dados de jurisprudência comercial de acesso gratuito equivalente ao PACER americano; a pesquisa de litígios requer acesso a sistemas profissionais ou pedido direto aos tribunais.

O que fazer antes de assinar o contrato de fornecimento

Com base nos registos disponíveis, um protocolo mínimo de verificação antes de estabelecer uma relação de fornecimento com uma empresa neerlandesa com participação estrangeira deverá incluir os seguintes passos:

1. Obter extrato atualizado do KVK – confirmar existência legal, forma jurídica, poderes de representação dos gerentes que vão assinar o contrato, e ausência de processo de dissolução em curso;
2. Consultar o CIR – verificar ausência de processo de insolvência aberto contra a entidade neerlandesa;
3. Verificar contas depositadas no KVK – avaliar a dimensão e detalhe da informação financeira disponível; se insuficiente, solicitar contratualmente informação financeira adicional;
4. Consultar o Kadaster se a relação de fornecimento for de valor significativo – verificar existência de imóveis e hipotecas;
5. Obter declaração contratual sobre beneficiário efetivo – face à inacessibilidade do UBO-register ao público geral, incluir no contrato uma cláusula de declaração e garantia quanto à identidade dos beneficiários efetivos e ausência de designação em listas de sanções;
6. Verificar listas de sanções com base na informação disponível sobre o acionista estrangeiro.

Pacotes de análise – Signal / Standard / Alargado

A Ferraz & Whitmore disponibiliza três níveis de análise para contrapartes neerlandesas com participação estrangeira no contexto de relações de fornecimento. Os pacotes diferem na profundidade da pesquisa de registos, no âmbito geográfico da verificação do acionista estrangeiro e no nível de análise jurídica incluída.

Para discutir qual o nível adequado à sua situação concreta ou para solicitar uma proposta, contacte a equipa através de info@ferrazwhitmore.com ou preencha o formulário de contacto.

Limites do que os registos neerlandeses revelam

É importante que um fornecedor português tenha uma expectativa realista sobre o que os registos públicos neerlandeses são capazes de revelar. Mesmo após consultar o KVK, o CIR e o Kadaster de forma sistemática, continuam a existir lacunas de informação relevantes para a avaliação de risco:

Estrutura do grupo não é visível no KVK. O registo indica quem gere a empresa neerlandesa e que participações esta detém noutras entidades neerlandesas. Não mostra quem detém a própria empresa – essa informação, que é fundamental para perceber quem toma as decisões reais, estava no UBO-register e está agora parcialmente inacessível.

Dívidas não garantidas por imóveis não constam em nenhum registo público. Linhas de crédito bancário, factoring, dívidas a fornecedores e obrigações contratuais não registadas são invisíveis a partir dos registos públicos. A situação de tesouraria real de uma empresa pode ser muito diferente do que os registos sugerem.

Reestruturações extrajudiciais. A Lei WHOA, em vigor desde 2021, permite reestruturações de dívida conduzidas extrajudicialmente que só se tornam públicas quando submetidas a homologação judicial. Uma empresa em dificuldades pode estar a renegociar a sua dívida há meses sem que isso apareça no CIR.

Litigância comercial ativa. Não existe base de dados pública que permita verificar de forma simples se a empresa neerlandesa está envolvida em litígios comerciais significativos enquanto ré. o que poderia indiciar incumprimentos em curso com outros fornecedores.

Estas lacunas não tornam os registos inúteis – pelo contrário, a consulta sistemática dos registos disponíveis é o ponto de partida obrigatório. Mas a avaliação completa do risco de fornecimento requer sempre a combinação de registos públicos com outras fontes de informação e. Em muitos casos, com cláusulas contratuais que coloquem o ónus da transparência na própria contraparte.

Disclaimer: Este artigo tem finalidade exclusivamente informativa e não constitui aconselhamento jurídico. As informações sobre registos, tarifas e condições de acesso refletem o estado do conhecimento disponível à data de publicação e podem ter sofrido alterações. O acesso ao UBO-register e a regulação de beneficiários efetivos estão sujeitos a evolução legislativa e jurisprudencial. Para situações concretas, recomenda-se a consulta de advogado qualificado. A Ferraz & Whitmore não assume responsabilidade por decisões tomadas com base exclusiva no conteúdo deste artigo.